포스트 팬데믹 시대의 정답: 이벤터스(Eventus)로 완성하는 완벽한 하이브리드 행사 운영 전략

By 배준영
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포스트 팬데믹 시대는 우리에게 새로운 표준을 제시했습니다. 비즈니스 환경, 특히 기업 행사의 풍경은 영구적으로 변화했습니다. 전 세계적인 위기 상황 속에서 대안으로 떠올랐던 온라인 행사는 이제 그 자체로 강력한 소통 채널로 자리 잡았으며, 동시에 우리는 물리적 공간에서 직접 만나 교류하는 오프라인 행사의 가치를 다시금 깨닫게 되었습니다. 이러한 시대적 흐름 속에서 기업들은 두 가지 장점을 모두 취할 수 있는 혁신적인 해답을 찾기 시작했고, 그 중심에 바로 '하이브리드 행사'가 있습니다. 하이브리드 행사는 오프라인 현장의 생생한 에너지와 온라인 플랫폼의 무한한 확장성을 결합하여 시공간의 제약을 뛰어넘는 새로운 차원의 경험을 제공합니다. 그러나 이러한 장점에도 불구하고, 온·오프라인 참가자 모두에게 동등한 몰입감을 선사하고 복잡한 기술적 문제를 해결하는 것은 결코 쉽지 않은 과제입니다. 바로 이 지점에서 국내 최고의 행사 플랫폼 이벤터스가 독보적인 해결책을 제시합니다. 이벤터스는 단순한 온라인 중계를 넘어, 현장과 디지털을 완벽하게 융합하는 올인원 시스템을 통해 성공적인 오프라인 행사 연동을 구현하며 기업이 직면한 고민을 해결합니다.

왜 지금 하이브리드 행사가 대세인가?

코로나19 팬데믹을 거치며 기업 행사의 패러다임은 근본적으로 바뀌었습니다. 초기에는 오프라인 모임의 대안으로 시작되었던 온라인 행사가 이제는 그 자체의 장점을 인정받으며 필수적인 요소로 자리 잡았고, 엔데믹 전환과 함께 오프라인 행사에 대한 갈증이 폭발적으로 증가하면서 두 형식의 장점을 결합한 하이브리드 행사가 새로운 표준으로 급부상하고 있습니다. 이는 단순히 두 가지 방식을 합친 것을 넘어, 행사 경험을 재창조하는 혁신적인 접근 방식입니다.

포스트 팬데믹 시대의 새로운 표준

팬데믹은 원격 근무, 화상 회의 등 디지털 소통 방식을 일상화시켰습니다. 이러한 변화는 행사 참여 방식에 대한 사람들의 기대치에도 영향을 미쳤습니다. 이제 참가자들은 자신의 상황과 선호도에 따라 유연하게 참여 방식을 선택하기를 원합니다. 중요한 컨퍼런스에 직접 참석하고 싶지만, 해외 출장이나 개인적인 사정으로 불가능한 경우, 온라인으로 참여하여 핵심 세션을 놓치지 않고 네트워킹에 참여할 수 있는 옵션은 매우 매력적입니다. 하이브리드 모델은 이처럼 다양한 참가자의 요구를 충족시키며 포용성을 높이는, 시대가 요구하는 당연한 진화의 형태입니다. 기업 입장에서도 이는 더 이상 선택이 아닌 필수가 되었습니다. 불확실한 미래 상황에 대비하여 유연하게 대처할 수 있는 행사 포맷을 확보하는 것은 비즈니스 연속성 관리(BCM)의 중요한 부분이기도 합니다.

참가자 도달 범위의 극대화

오프라인 행사는 장소의 물리적 제약으로 인해 참여할 수 있는 인원이 한정될 수밖에 없습니다. 하지만 하이브리드 방식은 이러한 한계를 완벽하게 극복합니다. 온라인 플랫폼을 통해 지리적 위치, 이동 비용, 시간적 제약에 구애받지 않고 전 세계 어디서든 행사에 참여할 수 있는 문을 열어줍니다. 이는 잠재 고객의 범위를 전 세계로 확장할 수 있음을 의미합니다. 예를 들어, 서울에서 열리는 기술 컨퍼런스에 부산의 개발자는 물론, 실리콘밸리의 투자자나 유럽의 파트너사까지 실시간으로 참여하여 발표를 듣고 질의응답을 할 수 있습니다. 이처럼 도달 범위의 극대화는 행사의 영향력을 키우고 브랜드 인지도를 높이는 데 결정적인 역할을 합니다. 특히 글로벌 시장을 목표로 하는 기업에게 하이브리드 행사는 가장 효율적이고 강력한 마케팅 도구가 될 수 있습니다.

데이터 기반의 행사 성과 측정

디지털 플랫폼의 가장 큰 장점 중 하나는 모든 활동이 데이터로 기록된다는 점입니다. 하이브리드 행사는 이러한 장점을 극대화합니다. 어떤 세션이 가장 인기가 많았는지, 참가자들이 어떤 콘텐츠에 얼마나 머물렀는지, Q&A나 투표에 얼마나 활발하게 참여했는지 등 온라인 참가자들의 모든 행동 데이터가 정량적으로 수집됩니다. 또한, 이벤터스와 같은 플랫폼은 QR 코드 체크인 등을 통해 오프라인 참가자의 동선과 관심사 데이터까지 통합 관리할 수 있습니다. 이렇게 수집된 방대한 데이터는 행사의 성공 여부를 객관적으로 평가하고 ROI(투자수익률)를 측정하는 명확한 근거가 됩니다. 더 나아가, 참가자들의 관심사를 분석하여 맞춤형 후속 콘텐츠를 제공하거나 향후 행사 기획에 반영함으로써 더욱 정교하고 효과적인 마케팅 전략을 수립할 수 있습니다. 이는 막연한 감에 의존하던 과거의 행사 운영 방식에서 벗어나, 데이터에 기반한 과학적인 의사결정을 가능하게 합니다.

이벤터스(Eventus): 하이브리드 행사를 위한 올인원 솔루션

하이브리드 행사의 수많은 장점에도 불구하고, 많은 기업이 도입을 망설이는 가장 큰 이유는 바로 '복잡성' 때문입니다. 온라인과 오프라인이라는 두 개의 다른 환경을 매끄럽게 연결하고, 양쪽 참가자 모두에게 일관된 경험을 제공하는 것은 상당한 기술력과 운영 노하우를 필요로 합니다. 이벤터스(Eventus)는 바로 이 지점에서 기업의 모든 고민을 해결하는 강력한 올인원 솔루션을 제공합니다. 행사 기획부터 실행, 사후 분석까지 모든 과정을 하나의 플랫폼에서 통합 관리하여 복잡성을 획기적으로 줄여줍니다.

단일 플랫폼에서의 완벽한 오프라인 행사 연동

성공적인 하이브리드 행사의 핵심은 온라인과 오프라인의 유기적인 결합에 있습니다. 이벤터스는 이 부분에서 타의 추종을 불허하는 강점을 보입니다. 행사 전, 참가자 모집과 등록을 위한 맞춤형 웹페이지 제작부터 결제 시스템 연동, 사전 안내 메시지 발송까지 모든 과정이 플랫폼 내에서 원스톱으로 이루어집니다. 행사 당일에는 모바일 티켓과 QR코드를 활용한 스마트 체크인 시스템으로 오프라인 현장의 입장 관리를 효율적으로 처리합니다. 이는 단순한 입장 확인을 넘어, 어떤 참가자가 언제 현장에 도착했는지 실시간으로 데이터를 축적하는 과정입니다. 현장에 설치된 키오스크나 스태프용 앱을 통해 현장 등록까지 원활하게 지원하며, 이 모든 정보는 온라인 참가자 데이터와 실시간으로 동기화되어 통합된 대시보드에서 관리됩니다. 이처럼 완벽한 오프라인 행사 연동 시스템은 운영의 효율성을 극대화하고, 관리자의 부담을 최소화합니다.

온라인 참가자를 위한 몰입형 경험 설계

이벤터스는 온라인 참가자가 단순히 화면 너머의 관객으로 머무르지 않도록 다채로운 상호작용 기능을 제공합니다. 고화질 라이브 스트리밍은 기본이며, 실시간 채팅, Q&A, 투표, 설문조사 기능을 통해 온라인 참가자들이 현장에 있는 것처럼 자신의 의견을 적극적으로 표현하고 발표자와 소통할 수 있습니다. 또한, 가상 부스나 라운지 같은 네트워킹 기능을 통해 다른 참가자들과 일대일 또는 그룹으로 교류하며 인맥을 쌓을 수 있는 기회를 제공합니다. 발표 자료 다운로드, 다시보기 VOD 제공 등 편의 기능도 충실하게 갖추고 있습니다. 중요한 것은 이러한 모든 기능이 직관적인 인터페이스(UI/UX)로 설계되어 있어, 기술에 익숙하지 않은 참가자도 쉽게 적응하고 행사에 완전히 몰입할 수 있다는 점입니다. eventus 플랫폼은 온라인 참가 경험의 질을 높여 행사 전체의 만족도를 끌어올립니다.

행사 전, 중, 후를 아우르는 통합 관리 시스템

성공적인 행사는 당일의 완벽한 실행뿐만 아니라, 체계적인 사전 준비와 효과적인 사후 관리가 뒷받침되어야 합니다. 이벤터스는 행사의 전체 생애주기를 관리하는 통합 시스템을 자랑합니다. 행사 전에는 타겟 고객에게 맞춤형 홍보 이메일과 문자를 발송하여 참여를 유도하고, 행사 중에는 실시간으로 참여 현황과 데이터를 모니터링하며 돌발 상황에 신속하게 대응할 수 있습니다. 행사가 종료된 후에는 가장 중요한 자산인 데이터가 남습니다. 이벤터스는 온·오프라인 참가자의 활동 데이터를 통합하여 심층적인 결과 보고서를 자동으로 생성합니다. 어떤 세션의 참여율이 가장 높았는지, 어떤 질문이 가장 많이 나왔는지, 만족도는 어떠했는지 등을 한눈에 파악할 수 있습니다. 이 데이터는 향후 행사 개선을 위한 귀중한 자료가 될 뿐만 아니라, 참가자들의 관심사를 분석하여 잠재 고객을 발굴하고 영업 및 마케팅 활동에 직접적으로 활용할 수 있습니다. 이처럼 이벤터스는 일회성 이벤트 개최를 넘어, 지속 가능한 비즈니스 성과로 이어지는 선순환 구조를 만들어줍니다.

이벤터스 하이브리드 행사의 차별점: 현장과 온라인의 경계를 허물다

시중에는 수많은 행사 플랫폼이 존재하지만, 이벤터스가 특히 하이브리드 행사 영역에서 독보적인 경쟁력을 갖는 이유는 단순히 기술을 제공하는 것을 넘어, 온라인과 오프라인 참가자 간의 심리적, 경험적 간극을 메우는 데 집중하기 때문입니다. 현장 참가자의 생생한 열기와 온라인 참가자의 편리한 접근성, 이 두 가지 가치를 완벽하게 조화시켜 하나의 통일된 경험(Unified Experience)을 창조하는 것이 이벤터스만의 차별화된 철학이자 기술력입니다.

실시간 양방향 소통 기능

하이브리드 행사에서 가장 흔히 발생하는 문제점은 온라인 참가자들이 소외감을 느끼는 것입니다. 현장에서는 활발한 질의응답과 토론이 오가는 동안, 온라인 참가자들은 일방적으로 화면만 바라보는 수동적인 존재가 되기 쉽습니다. 이벤터스는 이러한 문제를 해결하기 위해 강력한 양방향 소통 기능을 제공합니다. 온라인 참가자가 플랫폼의 Q&A 창에 질문을 올리면, 현장의 대형 스크린에 실시간으로 질문이 노출됩니다. 사회자나 발표자는 이 질문을 보고 현장 질문과 동등하게 답변할 수 있습니다. 또한, 실시간 투표 기능을 활용하면 특정 주제에 대해 온·오프라인 참가자 전체의 의견을 즉각적으로 취합하여 결과를 공유할 수 있습니다. 예를 들어, '다음 분기 신제품의 핵심 기능으로 무엇이 가장 중요할까요?'라는 질문에 현장 참가자는 자신의 스마트폰으로, 온라인 참가자는 PC나 모바일 웹으로 동시에 투표에 참여하는 것입니다. 이러한 상호작용은 온라인 행사 참가자들에게 강력한 소속감과 참여감을 부여하며, 단순 시청자를 능동적인 참여자로 변화시킵니다.

현장 지원 전문 인력과 안정적인 기술력

성공적인 하이브리드 행사는 안정적인 플랫폼만큼이나 현장에서의 원활한 운영이 중요합니다. 아무리 좋은 온라인 시스템을 갖추었더라도, 현장의 음향이나 영상 송출에 문제가 생기면 전체 행사가 망가질 수 있습니다. Eventus는 이러한 중요성을 깊이 이해하고, 단순 소프트웨어 제공을 넘어 전문 운영 인력을 현장에 파견하여 기술 지원을 제공합니다. 카메라, 음향 장비, 조명 등 방송 시스템 구축부터 원활한 스트리밍 송출, 돌발 상황 대응까지 행사 전반에 걸쳐 전문가의 지원을 받을 수 있습니다. 이는 행사 주최자가 기술적인 걱정 없이 콘텐츠와 참가자 경험에만 집중할 수 있도록 해줍니다. 수많은 대규모 하이브리드 행사를 성공적으로 수행하며 쌓아온 이벤터스만의 운영 노하우와 안정적인 기술력은 그 어떤 플랫폼도 쉽게 따라올 수 없는 강력한 경쟁력입니다.

참가자 데이터 통합 및 CRM 연동

이벤터스의 진정한 가치는 행사가 끝난 후에 더욱 빛을 발합니다. 플랫폼은 어떤 참가자가 어떤 경로로 등록했는지, 현장에 왔는지 온라인으로 참여했는지, 어떤 세션을 듣고 어떤 질문을 했는지 등 모든 데이터를 하나의 데이터베이스에 통합하여 관리합니다. 이 통합된 데이터는 참가자 개개인의 관심사와 행동 패턴을 입체적으로 이해할 수 있는 귀중한 인사이트를 제공합니다. 더 나아가, 이 데이터를 세일즈포스(Salesforce)나 허브스팟(HubSpot)과 같은 기존 CRM(고객 관계 관리) 시스템과 연동할 수 있습니다. 예를 들어, 특정 기술 세션에 끝까지 참여하고 관련 질문을 남긴 참가자들을 '잠재 구매 가능성 높은 리드'로 분류하여 영업팀에 자동으로 전달하고, 이들에게 맞춤형 후속 마케팅 이메일을 보낼 수 있습니다. 이처럼 오프라인 행사 연동을 통해 수집된 데이터와 온라인 데이터를 결합하여 비즈니스 성과로 직접 연결하는 능력은 이벤터스를 단순한 행사 도구가 아닌, 강력한 마케팅 및 세일즈 엔진으로 만들어 줍니다.

실제 사례로 보는 이벤터스 하이브리드 행사 성공 전략

이론적인 설명만으로는 이벤터스의 강력함을 체감하기 어렵습니다. 가상의 IT 기업 '퓨처테크(FutureTech)'가 연례 개발자 컨퍼런스 'INNO-CON 2024'를 이벤터스 플랫폼을 활용하여 성공적으로 개최한 사례를 통해 구체적인 성공 전략을 살펴보겠습니다.

1단계: 기획 및 참가자 모집

퓨처테크는 'INNO-CON 2024'를 오프라인 500명, 온라인 무제한 규모의 하이브리드 행사로 기획했습니다. 목표는 국내외 더 많은 개발자에게 자사의 신기술을 알리고, 우수 인재를 유치하는 것이었습니다. 이들은 이벤터스를 통해 행사 소개, 연사 정보, 세션 시간표 등을 담은 전문적인 랜딩페이지를 손쉽게 제작했습니다. 특히 오프라인 티켓과 온라인 티켓을 구분하여 판매하고, 얼리버드 할인 등 다양한 프로모션을 적용하는 과정을 복잡한 개발 없이 플랫폼 내에서 해결했습니다. CRM과 연동된 이메일 마케팅 기능을 활용하여 기존 고객 및 잠재 고객 그룹에게 맞춤형 초청장을 발송했고, SNS 광고를 통해 유입된 참가 희망자들도 이벤터스 페이지를 통해 간편하게 등록을 마쳤습니다. 이 단계에서 이벤터스는 분산되어 있던 참가자 모집 채널을 하나로 통합하는 허브 역할을 수행했습니다.

2단계: 현장 실행 및 온라인 경험 관리

행사 당일, 코엑스 컨퍼런스룸에 모인 오프라인 참가자들은 이벤터스 앱을 통해 발급된 QR코드로 신속하게 입장했습니다. 행사장 곳곳에는 세션 정보를 확인하고 실시간 질문을 등록할 수 있는 키오스크가 설치되었습니다. 한편, 온라인 참가자들은 이벤터스 웹 플랫폼에 접속하여 고화질 라이브 스트리밍으로 현장의 열기를 그대로 느꼈습니다. 키노트 스피치 도중 진행된 실시간 투표에는 온·오프라인 참가자 수천 명이 동시에 참여하여 장관을 이루었고, 결과는 즉시 현장 스크린과 온라인 화면에 공유되었습니다. 각 트랙 세션에서는 온라인 참가자들이 올린 질문을 현장 모더레이터가 직접 언급하며 답변하는 등, 양측 간의 활발한 소통이 끊임없이 이루어졌습니다. 이 모든 과정은 현장에 파견된 eventus 전문 운영팀의 지원 하에 단 한 번의 끊김이나 기술적 오류 없이 안정적으로 진행되었습니다. 이는 완벽한 오프라인 행사 연동의 좋은 예시입니다.

3단계: 데이터 분석 및 사후 관리

행사가 끝난 후 퓨처테크 마케팅팀은 이벤터스가 제공하는 통합 결과 보고서를 통해 놀라운 인사이트를 얻었습니다. 오프라인 참석률은 95%에 달했으며, 온라인 참가자는 목표치를 200% 초과 달성했습니다. 특히 해외 참가자 비율이 30%에 달해 글로벌 인지도 확산이라는 목표를 성공적으로 달성했음을 확인했습니다. 데이터 분석 결과, 'AI 기반 데이터 분석' 세션의 시청 유지율과 Q&A 참여도가 가장 높게 나타났습니다. 퓨처테크는 이 세션에 참여한 참가자 명단을 추출하여 심화 기술 백서와 함께 감사 이메일을 발송했고, 이 중 다수가 자사 솔루션 도입에 긍정적인 반응을 보였습니다. 또한, 전체 참가자를 대상으로 만족도 설문조사를 실시하여 차기 행사 기획을 위한 귀중한 피드백을 수집했습니다. 이처럼 퓨처테크는 온라인 행사의 데이터와 오프라인 경험을 결합하여 일회성 행사를 지속적인 고객 관계 구축과 비즈니스 기회 창출의 장으로 만드는 데 성공했습니다.

온라인 vs 오프라인 vs 이벤터스 하이브리드 행사 비교

구분전통적 오프라인 행사전통적 온라인 행사이벤터스 하이브리드 행사
참가자 도달 범위물리적 공간에 의해 제한됨 (지역적)제한 없음 (전 세계)제한 없음 (지역적 + 전 세계)
참여 경험높은 현장감, 네트워킹 용이참여 편의성 높음, 일방적 소통 우려높은 현장감과 참여 편의성 동시 제공
상호작용현장 참가자 간의 직접 소통채팅, Q&A 등 디지털 소통온·오프라인 참가자 간 실시간 양방향 소통
데이터 측정참석자 수 등 제한적 데이터 수집참여율, 시청 시간 등 상세 데이터 수집온·오프라인 통합 상세 데이터 수집 및 분석
운영 복잡성물리적 공간 및 인력 관리 필요플랫폼 및 스트리밍 기술 관리 필요통합 플랫폼으로 복잡성 최소화, 전문인력 지원
유연성환경 변화에 취약 (예: 팬데믹)물리적 상호작용 부재환경 변화에 유연하게 대처 가능

핵심 요약: 이벤터스 하이브리드 행사의 장점

  • 통합된 경험 제공: 온·오프라인 참가자 모두가 소외되지 않고 동등하게 참여하고 소통할 수 있는 환경을 구축합니다.
  • 운영 효율성 극대화: 행사 전-중-후 모든 과정을 단일 플랫폼에서 관리하여 주최측의 부담을 획기적으로 줄입니다.
  • 도달 범위 및 영향력 확장: 시공간의 제약을 넘어 전 세계 잠재 고객에게 행사를 노출하고 브랜드 인지도를 높입니다.
  • 데이터 기반 의사결정: 온·오프라인 데이터를 통합 분석하여 행사의 ROI를 명확하게 측정하고, 향후 마케팅 전략에 활용할 수 있는 인사이트를 제공합니다.
  • 전문성과 안정성: 다년간의 경험을 갖춘 전문 운영 인력의 현장 지원을 통해 기술적 리스크 없이 안정적으로 행사를 운영할 수 있습니다.

하이브리드 행사 관련 자주 묻는 질문 (FAQ)

Q1: 하이브리드 행사를 처음 준비하는데, 어디서부터 시작해야 할지 막막합니다. 이벤터스는 어떤 도움을 줄 수 있나요?

A: 걱정하지 마세요. 이벤터스는 고객의 행사 목표와 규모에 맞춰 전담 매니저를 배정하여 1:1 맞춤 컨설팅을 제공합니다. 행사 기획 단계부터 플랫폼 설정, 현장 운영, 사후 분석까지 모든 과정을 함께하며 성공적인 하이브리드 행사가 될 수 있도록 지원합니다. 특히 복잡한 오프라인 행사 연동 부분은 이벤터스의 전문가들이 가장 자신 있게 해결해 드리는 영역입니다.

Q2: 온라인 참가자들의 참여율과 몰입도를 높일 수 있는 이벤터스만의 특별한 기능이 있나요?

A: 네, 이벤터스는 실시간 Q&A, 투표, 설문, 채팅 등 기본적인 기능 외에도 온라인 참가자들끼리 소통할 수 있는 '네트워킹 라운지', 경품 추첨 이벤트, 스탬프 투어 등 다양한 게이미피케이션 요소를 제공하여 참여를 유도합니다. 이를 통해 온라인 행사가 지루해지지 않도록 만들고, 참가자들이 능동적으로 행사를 즐기게 합니다.

Q3: 기존에 사용하던 고객 관리(CRM) 툴이 있는데, 이벤터스에서 수집된 참가자 데이터와 연동이 가능한가요?

A: 물론입니다. 이벤터스는 API를 통해 세일즈포스, 허브스팟 등 다양한 외부 솔루션과의 연동을 지원합니다. 행사에서 얻은 소중한 고객 데이터를 기존 마케팅 및 영업 파이프라인에 자동으로 통합하여, 일회성 이벤트가 아닌 지속적인 비즈니스 성과로 이어질 수 있도록 돕습니다.

Q4: 하이브리드 행사는 일반 온라인 행사나 오프라인 행사에 비해 비용이 훨씬 비싸지 않나요?

A: 초기 투자 비용은 더 높게 느껴질 수 있지만, 장기적인 관점에서는 오히려 ROI(투자수익률)가 훨씬 높습니다. 하이브리드 행사는 도달 범위를 전 세계로 확장하여 훨씬 더 많은 잠재 고객에게 브랜드를 노출시킬 수 있습니다. 또한, 수집된 데이터를 통해 정교한 마케팅이 가능해져 영업 전환율을 높일 수 있습니다. 이벤터스는 합리적인 비용으로 최대의 효과를 낼 수 있는 맞춤형 패키지를 제공합니다.

결론적으로, 포스트 팬데믹 시대의 기업 행사는 단순히 사람들을 모으는 것을 넘어, 의미 있는 연결을 만들고 측정 가능한 비즈니스 성과를 창출해야 하는 과제를 안고 있습니다. 하이브리드 행사는 이러한 시대적 요구에 가장 완벽하게 부응하는 형태이며, 이벤터스는 성공적인 하이브리드 행사를 위한 가장 신뢰할 수 있는 파트너입니다. 복잡한 기술과 운영에 대한 고민은 이벤터스에 맡기고, 기업은 가장 중요한 본질인 콘텐츠와 참가자와의 소통에만 집중할 수 있습니다. 현장의 생생함과 디지털의 확장성을 완벽하게 결합하는 오프라인 행사 연동 솔루션, 그리고 참가자 모두에게 최고의 경험을 선사하는 통합 플랫폼을 통해 귀사의 다음 행사를 한 단계 업그레이드할 수 있습니다. 단순한 행사를 넘어, 지속 가능한 비즈니스 성장의 모멘텀을 만들고 싶다면, 더 이상 망설일 이유가 없습니다. 지금 바로 이벤터스 전문가와 상담하여 귀사만을 위한 최적의 하이브리드 행사 전략을 설계해 보시기 바랍니다.